Найти можно. В этом поможет наш материал.

Конверты — денежные документы?

Исходя из анализа норм пункта 107 Инструкции по бюджетному учету, которая утверждена приказом Минфина России от 30 декабря 2009 г. № 148н, маркированные конверты следует учесть в составе денежных документов (хотя прямо в указанном нормативном акте поименованы только марки). Следовательно, конверты с наклеенными на них марками должны находиться только в кассе учреждения.

Особенности кассовых операций

Любое перемещение маркированных конвертов отражают в Кассовой книге учреждения (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записей служат кассовые ордера: приходные (ф. 0310001) используют при поступлении конвертов в кассу и расходные (ф. 0310002) — при выдаче их из кассы. На кассовых ордерах проставляют отметку «Фондовый» и регистрируют их в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные маркированные конверты принимает под отчет кассир (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведут на отдель-ных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Однако единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

Заметим, что в соответствии с письмом ЦБ РФ от 28 августа 2007 г. № 29-1-1-10/3669 требуются ежедневное выведение кассиром учреждения в Кассовой книге остатка наличных денег в кассе и представление в бухгалтерию отчета кассира. О денежных документах в письме Банка России ничего не сказано. Поэтому можно предположить, что в случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру учреждения необязательно.

Отметим, что аналитический учет ведут по видам маркированных конвертов и их стоимости в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). При этом операции по движению маркированных конвертов отражают в Журнале по прочим операциям.

Бухгалтерские записи

Расходы, связанные с покупкой маркированных конвертов, отражают по подстатье 221 «Услуги связи» (Указания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденные приказом Минфина России от 25 декабря 2008 г. № 145н). Сами конверты учитывают на счете 201 05 000 «Денежные документы».
Операции с маркированными конвертами отражают сле-дую-щими записями:

Сотрудник государственного казенного учреждения, работающий в структурном подразделении в области и имеющий на подотчете марки и маркированные конверты увольняется. Возможна ли передача марок с подотчета увольняющегося на подотчет другого сотрудника, минуя фондовую кассу? Возможна ли корреспонденция Дт 208.21 - Кт208.21? Каким документом можно оформить передачу?

Ответ

Марки и маркированные конверты учитываются в составе денежных документов на счете 201.35.

Передавать друг другу подотчетные суммы сотрудники не могут, это не предусмотрено законодательством.

Сотрудник, у которого в подотчете находятся марки и маркированные конверты, должен отчитаться по израсходованным маркам и конвертам и сдать остаток в кассу по приходному кассовому ордеру (с пометкой - Фондовый). А, сотрудник, который будет получать в подотчет, пишет заявление на выдачу этих марок и маркированных конвертов, и на основании расходного кассового ордера (с пометкой - Фондовый) оформляете выдачу из кассы.

Обоснование

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как отразить в учете поступление и выбытие денежных документов

Денежные документы храните в кассе учреждения и учитывайте на счете 201.35 «Денежные документы». К таким документам, в частности, относятся: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и т. д. Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Прием и выдачу денежных документов оформляйте приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый». Учет операций с денежными документами ведите на отдельных листах кассовой книги также с указанием на них записи «Фондовый» (ф. 0504514). При этом итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируйте по денежным средствам и по денежным документам раздельно.

Аналитический учет операций с денежными документами ведите по их видам в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет операций по счету ведите в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.

Такой порядок установлен пунктами 170-172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Станислава Бычкова, заместителя директора департамента бюджетной методологии Минфина России

Как отразить в бухучете приобретение конвертов

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие конверты приобретает учреждение - маркированные или немаркированные.

В бухучете маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений учитывайте в составе денежных документов на счете 201.35 «Денежные документы» (п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Прием и выдачу маркированных конвертов оформляйте приходным кассовым ордером (ф. 0310001) и расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет: чтобы отчитаться об использовании маркированных конвертов, подотчетник вместе с авансовым отчетом (ф. 0504505) может подать реестр маркированных конвертов. Этот документ подтвердит, кому, по какому адресу и в связи с чем отправляется письмо.

Так как унифицированной формы документа нет, его можно составить в произвольной форме и утвердить в учетной политике учреждения.

Если учреждение приобретает немаркированные конверты, то порядок их отражения в бухучете зависит от цели приобретения.

Немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятий по награждению сотрудников, учтите на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в разрезе материально ответственных лиц и мест хранения. Конверты на данном счете учитывайте по стоимости приобретения. Об этом сказано в пунктах 345-346 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Немаркированные конверты, приобретенные для текущей деятельности учреждения (кроме конвертов, приобретенных для награждения сотрудников), отражайте в составе материальных запасов на счете 105.06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее.

Расходы на приобретение конвертов оплачивайте по элементу вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд». А в бухучете расходы нужно распределить по следующим кодам КОСГУ:

• приобретение маркированных конвертов - подстатья КОСГУ 221 «Услуги связи»;
• приобретение немаркированных конвертов для проведения мероприятий по награждению сотрудников - статья КОСГУ 290 «Прочие расходы»;
• приобретение немаркированных конвертов в остальных случаях - статья КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».

Такой порядок следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Порядок отражения в бухучете приобретения конвертов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Приобретение и выдачу маркированных конвертов отразите проводками:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.21.730
- поступили в кассу маркированные конверты (на основании приходного кассового ордера);

Дебет КРБ.1.208.21.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
- выданы из кассы маркированные конверты для пересылки почтовых отправлений (на основании расходного кассового ордера).

Приобретение немаркированных конвертов для награждения сотрудников отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.401.20.290 Кредит КРБ.1.302.91.730
- отражена стоимость немаркированных конвертов, приобретенных для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Дебет КРБ.1.302.91.830 Кредит КРБ.1.304.05.290
- оплачены немаркированные конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников;

Увеличение забалансового счета 07
- отражены за балансом конверты, приобретенные для проведения мероприятия по награждению сотрудников.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00, 302.00, 304.05, 401.20, забалансовый счет 07).

2. Из статьи

Учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты учреждения с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Он предназначен для учета расчетов по суммам денежных средства и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением под отчет.

В учетной политике учреждение вправе устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).

Аванс под отчет выдают по распоряжению руководителя учреждения (на основании письменного заявления получателя).

В частности, кассир вправе оформить расходный кассовый ордер на подотчетную сумму только на основании заявления от работника.

Приказ руководителя, командировочное удостоверение и другие документы для этого не подходят.

Как правило, деньги выдаются работнику из кассы, но возможен и иной вариант: суммы перечисляются на зарплатную карту работника.

Минфин России и Федеральное казначейство выпустили письмо, которым разрешили госучреждениям перечислять командировочные на зарплатные карты работников (письмо Минфина России, Федерального казначейства от 10 сентября 2013 г. № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

Лица, получившие деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Согласно пункту 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, не отчитавшемуся за ранее полученные деньги.

То есть подотчетное лицо должно составить авансовый отчет на выданную ранее сумму и только после его принятия можно выдавать аванс на иные нужды казенного учреждения.

Что касается срока, на который могут выдаваться денежные средства подотчетному лицу, то законодательно он не установлен. В соответствии с пунктом 6.3 Указания по ведению кассовых операций в РФ учреждения выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями. Таким образом, на уровне законодательных нормативных актов какого-либо ограничения по срокам представления авансовых отчетов об израсходовании денежных средств, выданных на хозяйственные расходы, не предусмотрено. Соответствующие сроки могут быть установлены внутренним нормативным актом либо определены при принятии руководителем решения по факту конкретной выдачи денег.

В Великобритании

Коллекция Шерборна в составе Филателистических коллекций Британской библиотеки является значимой коллекцией маркированных конвертов 1841-1885 годов с вытисненным знаком почтовой оплаты розового цвета с изображением королевы Виктории номиналом в 1 пенни. Коллекция была создана Ч. Дэвисом Шерборном (C. Davis Sherborn) и передана в дар Британскому музею в 1913 году .

Использование в США

В августе 1852 года закон Конгресса США уполномочил генерального почтмейстера обеспечить «соответствующие конверты для писем с такими водяными знаками или другой защитой от подделки… с добавлением стоимости или номинала почтовых марок, таким образом напечатанных или вытисненных на них…». Первым результатом стали в 1853 году выпуски маркированных конвертов Несбитта, названные так по имени частного подрядчика, который изготовил их по поручению правительства .

Коллекционирование

Если учитывать различные размеры конвертов, форму их клапанов, цвет, штампы для печати знаков почтовой оплаты , номиналы, то насчитываются буквально тысячи различных маркированных конвертов, выпущенных в США . Поэтому чтобы знать, что было выпущено, коллекционеры маркированных конвертов пользуются каталогами.

Зигфрид Ашер первым попытался полностью задокументировать цельные вещи всех стран, включая маркированные конверты . Примерно 40 лет спустя появился Каталог цельных вещей мира Хиггинса и Гейджа . Хотя сейчас он уже устарел, он по-прежнему часто цитируется, поскольку охватывает все страны и с тех пор не предпринимался выпуск другого полного каталога. Каталог Хиггинса и Гейджа даёт описание маркированных конвертов по размеру конверта, изображенному знаку почтовой оплаты и его номиналу, иногда некоторым адресным уголкам, в то же время порой игнорируя цвет конверта.

Выдача подотчета на приобретение маркированных конвертов — это один из аспектов деятельности предприятия. В нашей статье мы рассмотрим подробно, как осуществляется этот процесс.

Осуществление почтовых расходов в организации

Большинство организаций в своей деятельности сталкивается с почтовой службой — иногда надо отправить посылку или письмо, получить почту от контрагентов, отправить отчетность «заказным с уведомлением». Есть несколько путей для этого:

• Пойти непосредственно на пункт связи и там упаковать все в коробки, заклеить в конверт и отдать работникам почтамта. Способ имеет право на жизнь в случае, например, когда надо отправить посылку. Но если нужно вернуть контрагентам, скажем, вторые экземпляры документов, которых может быть много, то этот вариант будет неудобным.
• Купить готовые конверты с марками, в офисе подготовить все на отправку и опустить запечатанные конверты в ближайший почтовый ящик.

Как правило, организациям удобно, когда маркированные конверты хранятся в офисе и могут быть использованы по первому требованию. Вот здесь уже и требуются услуги подотчетных лиц.

Процесс закупки маркированных конвертов через подотчет

Для приобретения конвертов обычно привлекают сотрудников офиса, например секретаря или курьера. Что для этого необходимо:

• внутреннее положение организации о выдаче денежных средств под отчет, в котором целесообразно указать сроки выдачи средств, список лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
• заявление от сотрудника на выдачу денежных средств с визой руководителя.

Если за данным сотрудником не числится незакрытых долгов, то кассир выдает запрошенную сумму. Действующее положение по ведению кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У запрещает выдачу новых подотчетных сумм при незакрытых авансах.

Кстати, узнать, как правильно удержать неподтвержденные суммы у подотчетника, можно в нашем материале .

После приобретения конвертов сотрудник представляет авансовый отчет, к нему прикладываются финансовые документы. Далее идут взаиморасчеты — либо возврат в кассу неиспользованной суммы, либо возмещение расходов, понесенных сотрудником за счет его личных средств.

Остановимся подробнее на отражении расходов по такому авансовому отчету на счетах бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет средств, потраченных на приобретение маркированных конвертов

Надо отметить, что марки и конверты являются разными видами документов для бухгалтерского учета: если конверты — это материалы, то марки, в соответствии с инструкцией по применению плана счетов, считаются финансовыми документами и учитываться должны обособленно. При этом отметим, что конверты с уже наклеенными марками тоже становятся финансовыми документами.

Пример

Компания «Роза» приобрела через сотрудницу Иванову И. А. 100 маркированных конвертов по 12 руб. каждый. К авансовому отчету сотрудница приложила квитанцию об отправке почтовых сообщений — было потрачено 20 конвертов с марками. Бухгалтер оформит эти операции следующим образом:

• Дт 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50.01 «Касса» — 1200 руб. — выдано в подотчет на приобретение почтовых конвертов;
• Дт 50.03 «Денежные документы» Кт71.1 — 1200 руб. — отражена стоимость поступивших в организацию финансовых документов;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») Кт 50.03 — 240 руб. — списана на расходы стоимость финансовых документов.

Если конверты и марки покупаются отдельно, то проводки немного изменятся.

Тогда в приведенном выше примере мы учтем, что конверты стоят по 8 руб., а марки — по 4 руб. и согласно квитанции почты куплены отдельно.

И проводки будут такие:

• Дт 71.1 Кт 50.01 — 1 200 руб. — выдано в подотчет на приобретение конвертов и марок;
• Дт 50.03 Кт 71.1 — 400 руб. — учтены приобретенные марки;
• Дт 10 Кт 71.1 — 800 руб. — учтены конверты;
• Дт 26 (44) Кт 50.03 — 80 руб. (4 × 20) — списана стоимость потраченных марок;
• Дт 26 (44) Кт 10 — 160 руб. (8 × 20) — списана стоимость конвертов.

Полный перечень возможных проводок по подотчетным суммам вы можете найти в нашей статье .

Кстати, в почтовых отделениях для подтверждения оплаты услуг выдают квитанции — бланки строгой отчетности, что является дополнительным обоснованием принятия расхода к учету. В налоговом учете затраты на почтовые услуги можно учесть при расчете налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК. Законодатель не устанавливает каких-либо нормативов по данным видам услуг. Следовательно, расходы на деловую переписку принимаются к учету в полном объеме.

Итоги

Закупка маркированных конвертов — текущая деятельность компании, которая упрощает взаимосвязь с контрагентами и проверяющими инстанциями. Всегда проще приготовить все документы на отправку в офисе, чем заниматься этим в почтовом отделении.