Введение

Секретарь , помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Cовременный секретарь - «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.

Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Глава 1. Рабочее место секретаря

Секретарь

1.1. Приёмная офиса

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы :

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Планировка и организация рабочего места

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

ü на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

ü каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

ü канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

ü все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

ü документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

ü документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

ü движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

ü рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

ü в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

ü мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Специальное оборудование и необходимые средства оргтехники:

· средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер);

· средствами связи (телефон, радиотелефон, радио, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта)

· средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование и т.д.)

· копировальные средства и аппараты

На рабочем месте также должны иметься необходимые канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, маркеры, скотч, календарь-органайзер, бумага для распечатывания документов и бумага для записей, скрепки, наклейки, папки-файлы и папки пластиковые, степлер и т.д.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия трудa размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются

комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.

центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

От яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

Рабочая зона

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Рациональный ее вариант предполагает размещение и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона

занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Рабочее место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Интерьер и оборудование места секретаря играет большую роль в связи с тем, что секретарь и приемная офиса являются "визитной" карточкой учреждения, которая создает первое впечатление о фирме, её работниках, культуре труда в целом.

Рабочее место секретаря делится на три зоны:

основную, где располагается рабочий стол и необходимое техническое оборудование;

зону обслуживания посетителей;

вспомогательную, где находятся различные шкафы, сейф и другие принадлежности, используемые секретарем в меньшей степени.

Интерьер помещения необходимо тщательно продумать, потому что окружающие человека цвета оказывают огромное эмоциональное воздействие на его состояние. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Главное в цветовом решении офиса - мягкие, без резких контрастов цвета. Если помещение находится на солнечной стороне, и в нем всегда жарко и душно, то его надо оформить в холодные светлые тона (голубой, светло серый и т.п.). Появится ощущение прохлады. Если же в комнату не заглядывает солнце, то обстановку лучше сделать в теплых тонах (розовый, бежевый и т.п.). Такие краски создадут ощущение света и тепла.

Следует продумать и озеленение. Живые растения являются не только красивым декоративным элементом, но они способствуют созданию благоприятного микроклимата в помещении, помогают сформировать соответствующий психологический настрой, успокоиться. Растения выделяют необходимый живым организмам кислород, увлажняют воздух, испаряя воду листьями.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие в размещении растений - чтобы они не мешали, не приходилось их обходить.

Выбору мебели необходимо уделить особое внимание. В состав рабочего места секретаря непосредственно входит письменный стол с различными приставками, вращающийся стул или кресло и стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей располагаются пара-тройка стульев (кресел) и журнальный столик.

Во вспомогательной зоне ставят шкафы - как для хранения дел, так и платяной (если в организации нет централизованного гардероба), и сейф.

Габариты мебели должны соответствовать размерам помещения. Она не должна загромождать приемную. Мебельное производство в настоящее время очень хорошо развито, поэтому без труда можно сделать мебель на заказ, учитывая характеристики помещения и дизайнерский проект.

Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя так, чтобы секретарь мог видеть входящих в приемную людей.

Большую часть рабочего времени секретарю приходится сидеть, поэтому он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, поменять позу. Для удобства работы лучше чтобы стул был вращающимся, на колесиках - подъемно-переворотным. Такая конструкция позволяет регулировать кресло по высоте, обеспечивая удобную посадку.

Без оргтехники не возможно представить работу ни одного офисного служащего. Средства оргтехники сокращают трудозатраты, время на создание документов, хранение, обработку, передачу информации, выполняют большинство формально-логических и технических процедур. В набор оргтехники входят персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, принтер (для вывода информации на бумажный носитель), сканер (для ввода информации в компьютер с бумажных носителей), ксерокс (для выполнения множительных работ), факсимильный аппарат. Компьютер и принтер наиболее необходимая техника для работы, и она располагаются непосредственно на рабочем столе. Остальное оборудование, менее используемое, может располагаться на приставках в основной и вспомогательной зонах.

Обязательно на столе секретаря должен быть телефонный аппарат.д.ля поиска необходимой информации компьютер должен быть подключен к Internet.

На рабочем столе должны находиться те принадлежности, которыми секретарь пользуется чаще всего. Из документов на столе должны находиться входящие и требующиеся по работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в ящики стола или в шкаф. Также на столе должна быть настольная лампа, ежедневник, бумага для заметок, настольный органайзер с различными канцелярскими принадлежностями. Всё, что требуется для постоянной работы должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было, не вставая взять предмет. Каждый предмет должен находиться на своем месте.

Внешний вид секретаря-референта формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря-референта считают «лицом фирмы».

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой не приятно.

Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относиться и к выбору аксессуаров к костюму.

Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями не красит секретаря разностилие украшений. Украшение должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь-референт должен постоянно помнить о личной жизни. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа аккуратная, быть к лицу, гармонировать с костюмом и с окружающей обстановкой.

Организация рабочего места секретаря

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.

Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.

Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.

Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта

Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ - без подлокотников, чтобы не стеснять движения.

Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:

Высота подъемного стула - 0,45 - 0,6 метров;

Площадь сиденья не более 40Ч40 сантиметров;

Зона, в которой можно перемещать стул:

0,6 метра по глубине;

1 метр - по длине;

Общая площадь - 1,2 метраІ.

Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около одного сантиметра, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).

Кроме стула с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

В секторе обслуживания посетителей должны быть три - четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом - стенкой (трех - четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).

Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов

Для хранения документов конфиденциального характера, печатей, штампов используются металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкаф желательно делать встроенным (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видном месте).

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.

В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот - шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другое мелочи и ложемент для их хранения.

Допускаются в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и другого.

В приемной у секретаря-референта для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и другое).

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта .

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Организация рабочего места секретаря-референта

Правильная организация рабочего места секретаря референта – залог успешной трудовой деятельности. Поскольку секретарь – это «правая рука» руководителя, то и рабочее место бессменного помощника, находится в помещении, называемом «приемной», расположенном перед кабинетом начальника.

Требования к организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

1) Рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

3) Зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

В комплект мебели для рабочего места секретаря должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков. В шкафу должна быть специальная секция, в которой не должны переводиться: качественный и дорогой кофе, растворимый и натуральный, чай, сливки, несколько коробок конфет, желательно одинаковых. Поскольку подавать руководителю и важным посетителям следует только полную коробку, в результате чего может накопиться несколько начатых коробок, из которых рачительный секретарь скомплектует полную. Подавать кофе следует в изысканном сервизе на красивом подносе.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4 м 2 на одного работника.

В интерьер приемной хорошо вписываются живые растения. Они не только выделяют кислород, но и украшают помещение. Возле компьютера можно расположить кактус, который поглощает вредное излучение, на подоконник желательно поставить низкорослые растения в небольших горшках, чтобы они не мешали проветриванию и проникновению света. На полу в свободных углах можно расположить крупные растения. Однако в любом случае следует соблюдать главное правило: растения не должны стоять на пути, мешая людям проходить, мешая секретарю брать нужные предметы, одним словом, растения надо располагать так, чтобы их не пришлось передвигать ни по какой причине, в противном случае растениям в офисе не место.

Кроме того, существует большое количество факторов, которые «отвечают» за работоспособность и стрессоустойчивость работника. Среди них: свет и цвет лампы, температура воздуха, шум в офисе, порядок на столе и даже высота стула.

Давно всем известно правило распределения потоков света: сверху слева. Только такое направление световых потоков застрахует от остеохондроза и близорукости (при другом расположении света нарушается правильное положение головы, которое нередко приводит к данным заболеваниям). Источник света следует располагать под углом более 30 о от горизонтальной линии взора. Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45 % во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы). Лампа в офисе должна быть дневного света, ни в коем случае не мерцающая. Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Тишина – помощник секретаря. Любой шум раздражающе воздействует на нервную систему человека, приводит его состояние повышенной возбудимости и нервозности. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. К шуму относятся не только громкие голоса, но и звук радио, телевизора, автомобилей за окном. Правильно поступают те руководители, в чьих офисах установлены двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки и другие подобные приспособления. Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15–20 см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2–3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18–20 о С. Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Оказывают эмоциональное воздействие и тона, в которых выполнен офис. Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без использования резких ярких цветов. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Большое значение для эмоционального состояния работника имеют запахи, витающие в помещении. Исследования показали, что запах цитрусовых и свежезаваренного кофе в большинстве случаев понижает производительность труда, навевает мысли об отдыхе, как, в частности, и запах свежих булочек. Запах же некоторых цветов (розы) способствует производительности труда. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Но здесь следует помнить, что на запах любимых духов секретаря у кого-то может быть аллергия. И все же лучше всего способствует желанию трудиться свежий воздух. А для этого следует регулярно проветривать помещение. Проветривание не только поможет убрать все посторонние запахи, но и уничтожит все неблагоприятные явления (включая излучение, электростатическое поле), исходящие от технических средств, находящихся в помещении. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м 3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря помогут создать кондиционеры или вентиляционные установки с ионизированным воздухом.

На рабочем месте современному секретарю-референту просто необходима оргтехника. Она облегчает работу и экономит время. Среди основных предметов оргтехники, можно назвать персональный компьютер, телефон, принтер, телефакс, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен уметь в совершенстве пользоваться всеми перечисленными техническими средствами.

Кроме того, помимо вышеперечисленных, секретарю понадобятся и другие вспомогательные средства. Вот примерный перечень организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря:

Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

Автонабор.

Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.

Часы настольные электронные.

Сшиватель документов электрифицированный.

Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

Прибор канцелярский.

Папки регистраторы.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документов.

Нумератор-датировщик.

Блокнот-шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

Оформительские шрифты.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная).

Секретарь-референт должен быть обеспечен необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Рабочая зона, где располагается компьютер секретаря, должна быть просторной и хорошо освещенной, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см.

Технические средства, которые используются в работе секретаря, следует расположить таким образом, чтобы были соблюдены санитарные и эргономические нормы. Так, практически вся оргтехника образует вокруг себя электростатическое поле, притягивающее пыль, а пыль, как известно, источник аллергии. Поэтому лучше рассредоточить эти технические средства на расстоянии в несколько метров друг от друга. Особенно подальше следует держаться от монитора и копировального аппарата.

В небольших компаниях нередко все технические средства сосредоточены именно в «приемной», что позволяет другим сотрудникам устроить в кабинете секретаря «проходной двор». В этом случае оргтехнику размещают таким образом, чтобы она была удобна для подхода и кратковременного использования и находилась бы под контролем секретаря.

Работа секретаря-референта – сидячая, а это означает нагрузку на позвоночник. С прямой спиной человек, как правило, не работает. Типичной рабочей позой является поза с наклоном туловища. С увеличением наклона увеличивается компрессия позвоночника.

У секретаря сидячая поза нередко сохраняется в течение почти всего рабочего дня. Она неблагоприятно отражается на состоянии внутренних органов. Во-первых, затрудняется брюшное дыхание как при вдохе, так и при выдохе. Это снижает вентиляцию легких и ухудшает работу органов пищеварения. Во-вторых, затрудняется отток венозной крови от всех частей тела, расположенных ниже пояса. Результатом является застой крови в венах ног, в венозных сплетениях прямой кишки и других органов малого таза и брюшной полости.

Нагрузка на позвоночник в положении сидя без опоры больше, чем стоя. В сидячем положении расслабляются мышцы, удерживающие поясничный изгиб. Он сглаживается, позвоночник выпрямляется, что ведет к увеличению нагрузки на тела позвонков и диски. Как правило, рабочая поза сидя сопровождается большим или меньшим наклоном туловища и головы. Следует чаще менять положение, прохаживаться. Стул должен быть обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

При наличии близорукости увеличивается наклон головы и туловища при письме, чтении, требующих контроля зрения. Миллионы наших соотечественников страдают близорукостью. Даже при правильно выбранных очках следует соблюдать некоторые правила. К примеру, очки должны иметь фокус такой длины, чтобы голова при письме и чтении находилась в вертикальном положении. Для этого документы следует размещать не горизонтально, а на уровне глаз. Целесообразно пользоваться специальной подставкой, с помощью которой можно изменять угол наклона книги и поднимать ее на определенную высоту. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов «Curtis Clip» или «Сopy Holder». С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. Это облегчает и ускоряет работу.

Очки должны быть подогнаны таким образом, чтобы нижний край оправы не мешал направлению взгляда вниз. Очень удобны для работы контактные линзы.

Ну и наконец, еще одно условие работоспособности – порядок на рабочем месте. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Соблюдение привычного порядка не только внутренне организует, но облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время. К тому же, если на рабочем месте порядок, секретарь знает, где находятся нужные документы, то они не исчезают таинственным образом, попадая на самом деле в папки с другими документами. Лучше всего располагать на столе только те документы и справочники, которые необходимы для работы в данный момент. Остальное следует убрать, но не отложить стопкой в сторону, а разобрать по документам и разложить по папкам. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своем рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, смело избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

И помните главное правило успешной работы: когда нам нравится наше рабочее место, появляется желание плодотворно трудиться.

Организация рабочего места руководителя

В обязанности секретаря-референта входит снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми принадлежностями, в том числе чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, контроль за исправностью технических средств, поддержание порядка и чистоты в кабинете. На столе должен всегда быть чистый стакан, свежая вода в графине. Секретарь также должен знать учитывать в работе привычки своего начальника, особенности работы с документами. При этом секретарь должен в строжайшем порядке придерживаться определенных правил:

– не менять местами документы и канцелярские принадлежности на рабочем столе руководителя;

– не передвигать мебель;

– не менять расположение средств оргтехники, даже если они, на ваш взгляд, расставлены крайне неудобно.

Все изменения в кабинете руководителя должны производиться либо по его личному распоряжению, либо по результатам предварительного обсуждения с руководителем.

Особые принципы имеет планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

страницы: 1 2

Доклад. Условия труда в офисе.

Работодатели не обещают легкой работы своим сотрудникам. Но те обычно даже не подозревают, что имеют определенные права на условия своего труда. Каким должно быть рабочее место в офисе?

Температура

Температурный режим офисного пространства в теплый период года должен составлять +23-25°C, в холодный период +22-24°C. При отклонении столбика термометра от указанных уровней работник имеет право на ограничение своего пребывания на рабочем месте (непрерывно или суммарно за рабочий день). Если температура в офисе превышает +29°C, длительность рабочего дня не должна превышать 3-6 часов.

Когда руководитель игнорирует проблему перегрева своих сотрудников, на него можно подать жалобу в Санитарно-эпидемиологическую службу России. Если прибывшие эксперты подтвердят жалобу, начальника оштрафуют на сумму 10-20 тыс. руб. или приостановят деятельность компании на срок до 90 дней (ст. 6.3 КоАП России).

Освещение

Нормой освещенности считается диапазон 300-500 люкс. Ученые также напоминают о том, что отсутствие живописного вида из окна негативно сказывается на работоспособности персонала. К окну обязательно должны прилагаться жалюзи или шторы. Если окно отсутствует вовсе, сотрудники имеют право на укороченный на 1 час рабочий день, 7 дней дополнительного отпуска и прибавку к заработной плате. При несоблюдении перечисленных норм руководитель нарушает правила и нормы охраны труда и попадает под административную ответственность в виде штрафа до 5 тыс. руб. (20 тыс. руб. при нарушении правил пожарной безопасности).

Вредным считается постоянное шумовое воздействие от 80 децибел. Для сравнения: обычный телефонный разговор – это порядка 62 децибел, шорох листьев – около 20.

Личное пространство

На каждого сотрудника с современным рабочим компьютером полагается не менее 4,5 м² площади офиса. Для компьютеров с мониторами ЭЛТ эта норма еще выше. Расстояние между рабочими столами, на которых установлены мониторы, должно составлять по лицевой стороне не менее 2 м. Боковое расстояние между краями мониторов – не менее 1,2 м. Минимальное расстояние между глазами и поверхностью монитора – 0,5 м.

Прочие нормы

Работодатель также обязан обеспечить подчиненных местом для обедов, комнатами для отдыха и медпунктом (ст. 223 ТК России). Статья 226 предусматривает отчисления на улучшение условий труда персонала в размере не менее 0,2% от общего объема затрат на производство товаров или услуг.

Условия труда секретаря референта

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Таблица 5 - Основные санитарно-гигиенические нормы труда

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как

температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных

помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Стоит потрудится и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.

Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.

Список используемой литературы:

1) Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989.

2) Павлюк Л.В., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству и основам работы на компьютере. - М.; СПб.: Изд. дом «Герда», 1998

3) Попов Г.Х. Техника личной работы. - М., 1979.

4) Соловьев Э. Я. Этикет делового человека: Организация встреч, приемов, презентаций. - Минск: ПКИП «Асар», 1994.

5) Федотов В.В Рациональная организация умственного труда. - М.: Экономика, 1987.